Belangrijke informatie over de nieuwe privacywetgeving

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU).

avg

De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR). Voldoe je als bedrijf of organisatie niet aan de strenge privacyregels, dan kan de overheid je hoge boetes opleggen, die op kunnen lopen tot miljoenen euro’s.

Ook de Fietsersbond zal aan de strenge regels van de AVG moeten voldoen. Dat betekent dat we al onze processen met betrekking tot persoonsgegevens tegen het licht houden en soms drastisch moeten aanpassen. Om praktische redenen kunnen we dit niet allemaal per 25 mei gereed hebben, ook omdat we binnenkort overstappen op een nieuw ledenadministratiesysteem. We hebben wel een plan en een planning wanneer we alles doen. Voor zover we precieze data al weten zullen we die met jullie delen. Houd voor de verdere data het Schakeltje in de gaten.

Gevolgen voor lokale afdelingen

Lokale afdelingen van de Fietsersbond hebben vooral te maken met de AVG tijdens hun contact met leden, bijvoorbeeld bij het verzenden van afdelingsbladen of een regelmatige e-mailnieuwsbrief. De procedures die we nu hebben voor het verzenden van deze adresbestanden worden aangescherpt.

Papieren communicatie

• Op het landelijk bureau geprinte etiketten worden voortaan aangetekend verzonden.
• Excelbestanden met adressen worden beveiligd met een wachtwoord. Bij het aanvragen van een adressenbestand moet je voortaan een tweede mailadres of 06-nummer opgeven waar we het wachtwoord naar kunnen sturen.

Digitale communicatie

Op dit moment zijn afdelingen nog vrij in de software en diensten die zij gebruiken. Dit gaat veranderen, zodat we datalekken beter kunnen voorkomen.
• Diverse afdelingen doen al mee aan de proef waarin we afdelingen een eigen mailbox geven binnen het Office365-platform van de Fietsersbond. Deze proef gaan we uitbreiden. Voor het einde van het jaar hebben alle afdelingen toegang tot een eigen mailbox. Voor 1-op-1 contacten kun je dan nog wel gebruik maken van andere platforms zoals Gmail, maar bulkmail aan leden is alleen te sturen vanuit deze Fietsersbond-boxen.
• Zodra we overstappen naar een nieuwe ledenadministratie (jullie krijgen nog bericht over de datum), stappen we ook over naar een nieuw nieuwsbrievenplatform. Waar afdelingen voor hun nieuwsbrief nu nog gebruik kunnen maken van ‘eigen’ platformen als YMLP, La Posta en Campaign Monitor, gaan we dan allemaal van hetzelfde platform gebruikmaken: MailChimp. Zo zijn we verzekerd van een optimale koppeling met de ledenadministratie en goede beveiliging. Overigens gebruiken de meeste afdelingen momenteel al MailChimp als hun nieuwsbrievenplatform. De overstap naar het landelijke account zal dus geen grote zijn. Zodra de overstapdatum bekend is sturen we de secretarissen meer informatie over de overgang.

 

Algemeen

• Voor gebruikers van Manyware Portaal verandert er vooralsnog niets. Let er wel op dat je je wachtwoord niet deelt met anderen.
• Voor alle (gedownloade) adresbestanden geldt dat je ze verwijdert na gebruik. Bouw geen eigen archief op van bestanden en zet de bestanden nooit op externe harde schijven of USB-sticks.
• Zorg ervoor dat je computer goed beschermd is tegen virussen en cyberaanvallen.

 

Gevolgen voor fietsdocenten

Fietsdocenten zullen vooral merken dat de deelnemerslijsten die zij ontvangen minder uitvoerig zijn. We verstrekken in eerste instantie alleen nog de informatie die noodzakelijk is voor de fietslessen, zoals naam, leeftijd en soort fiets. Heb je toch meer informatie nodig, neem dan contact op met Team Fietsschool. Dit geldt overigens niet voor de individuele aanvragen die rechtstreeks binnenkomen bij de docent. Daar verandert niets.

Gevolgen voor het Meldpunt

Het vernieuwde Meldpunt is conform de AVG, het campagne-Meldpunt nog niet. Leverancier Verbeterdebuurt lost dit momenteel op.

 

Datalek? Melden!

Natuurlijk kan er altijd iets mis gaan. Wordt je laptop met gegevens gestolen, heb je mailadressen niet in de BCC gezet of zijn er andere zaken die een potentieel datalek zouden kunnen zijn, meld het dan altijd bij team Privacy* via privacy@fietsersbond.nl. Ook als je twijfelt is het belangrijk om het bij ons te melden.

Tot slot

Onze nieuwe privacyverklaring kun je vinden op https://www.fietsersbond.nl/privacy/. Hierin melden we onder meer dat vrijwilligers persoonsgegevens kunnen verwerken en geven we mensen de mogelijkheid om hun persoonsgegevens volledig te verwijderen. De privacyverklaring geldt ook voor de websites van afdelingen. Daarnaast vragen wij aan al onze e-mailadressen deze week een herbevestiging voor de nieuwsbrieven en voorzien wij onze formulieren van een verwijzing naar de privacyverklaring.

Heb je nog verdere vragen over de AVG en wat deze betekent voor jou? Mail ons team Privacy* dan op privacy@fietsersbond.nl.

*Team Privacy: Rob Koese, Patricia Rijkse, Martijn van Es

Categorieën