- Locatie regelen:
- Onderzoek: Begin met het onderzoeken van geschikte locaties zoals buurthuizen, zalen boven kroegen of andere intieme evenementenruimtes. Belangrijker is dat het er gezellig uitziet.
- Bepaal een datum en controleer de beschikbaarheid van de locaties. De Borrel kan het best plaatsvinden rond half januari.
- Budget: Maak gebruik van het afdelingsbudget voor de huur van de locatie. Houd rekening met de grootte van de groep en de sfeer die je wilt creëren.
- Sprekers uitnodigen:
- Brainstorm: Organiseer een brainstormsessie met het bestuur of een commissie om te bepalen welke onderwerpen interessant zijn. Denk bijvoorbeeld aan; inhoudelijke thema’s of successen uit je eigen gemeente of uit andere gemeentes. Belangrijk is dat een nieuwjaarsborrel in de eerste plaats een feestje is.
- Netwerk: Gebruik het netwerk van de Fietsersbond om potentiële sprekers te vinden. Overweeg lokale experts of bekende figuren in de fietsgemeenschap.
- Uitnodigen: Benader potentiële sprekers persoonlijk en leg uit waarom hun bijdrage van waarde is voor de Fietsersbond.
- Bevestiging: Vraag de sprekers om minstens een maand van tevoren te bevestigen, zodat er voldoende tijd is voor de voorbereiding van hun presentatie.
- Uitnodigingen versturen:
- Ontwerp: Maak een uitnodiging die zowel informatief als aantrekkelijk is. Je kunt de voorbeeld mail in de download hieronder als template gebruiken.
- Tijdlijn: Stuur uitnodigingen ten minste een maand van tevoren uit om gasten de tijd te geven hun aanwezigheid te plannen.
- Bevestiging: Vraag om een aanmelding om een nauwkeurige schatting van het aantal gasten te krijgen voor de catering.
- Mensen die je kunt uitnodigen:
- Alle leden van de afdeling (contactgegevens via het Landelijk Bureau), met name:
- (oud) bestuursleden,
- Actieve vrijwilligers,
- Mensen die afgelopen jaar lid zijn geworden
- Bestuursleden van FB-afdelingen in buurgemeenten
- Provinciale vertegenwoordiger
(contactgegevens: https://www.fietsersbond.nl/lokale-afdelingen/) - Mensen van het landelijk bureau: Team vrijwilligers of andere bekende
- Lezers van de nieuwsbrief, bezoekers van de website
- Van de gemeente:
- (fiets)ambtenaren
- Wethouder
- Raadsleden: woordvoerders verkeer / mobiliteit van alle partijen
- Mensen van de pers: journalisten, redacteuren, radio/tv presentatoren waarmee je afgelopen jaar hebt samengewerkt
- Alle leden van de afdeling (contactgegevens via het Landelijk Bureau), met name:
vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document ⋅ 17 KB
Handleiding Nieuwjaarsborrel – Uitnodigingsbrief
- Budgetteren en Financiën:
- Afdelingsbudget: Elke afdeling heeft een afdelingsbudget. Dit kun je gebruiken voor evenementen zoals deze.
- Catering regelen:
- Cateraar kiezen: Selecteer een cateraar die past bij de uitstraling van het evenement en binnen het budget valt. Dit zal in veel gevallen door de locatie zelf gedaan kunnen worden.
- Menu samenstellen: Kies voor een divers aanbod van hapjes en drankjes, rekening houdend met dieetwensen en allergieën. Dit kun je uitvragen in je uitnodigingsmail.
- Bestelling plaatsen: Doe de bestelling ruim op tijd om verrassingen te voorkomen.
- Draaiboek voor de avond of middag:
- Tijdsplanning: Stel een gedetailleerd tijdschema op voor de avond, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt.
- Verantwoordelijkheden: Wijs taken toe aan bestuursleden en vrijwilligers, zoals het verwelkomen van gasten, het begeleiden van de spreker, en het overhandigen van bedankjes.
- Nazorg:
- Bedankberichten: Stuur na de borrel bedankberichten naar alle gasten en betrokkenen.
- Evaluatie: Evalueer de nieuwjaarsborrel met het bestuur om verbeterpunten voor volgend jaar te identificeren.