Helpdesk Manyware Portaal

Ter ondersteuning van het werken met Manyware Portaal is er naast de Handleiding ook deze Helpdesk waar je gebruik van kunt maken.

Gebruik van de helpdesk:
Aangeraden wordt om eerst te kijken of je vraag al eens eerder is gesteld en beantwoord. Alle gestelde vragen met de antwoorden vind je onderstaand in de Veel gestelde vragen (F.A.Q.)

Word je vraag hier niet beantwoord? Stuur dan je vraag per mail op de volgende manier naar de Helpdesk. Maak eerst een kopie van het scherm waar je in de problemen kwam. Deze kopie kun je maken door de toetscombinatie Alt en PrintScreen in te drukken, daarna Word te openen, en in een nieuw Word-document het gekopieerde scherm te gaan plakken. Verstuur dit word-document (als bijlage) per mail met je vraag naar Team Vrijwilligers


Veel gestelde vragen (F.A.Q.) en de antwoorden

  • Brieven aan leden versturen?
    In supplement 4 van de handleiding staat hoe je persoonlijke brieven aan leden kan sturen met de adressen uit manyware portaal voor afdelingen.
  • Direct een e-mail te sturen vanuit manyware portaal naar (geselecteerde) personen?
    Dat is nog niet mogelijk maar komt wel op de wensenlijst. Voor dit moment is een werkwijze om de ledenlijst naar Excel of Word te importeren of te kopiëren, zo nodig een selectiekenmerk toevoegen en dan de Word functie Afdruk samenvoegen gebruiken om e-mail berichten te versturen.
  • Doorsturen wijzigingen aan de ledenadministratie?
    Op supplement 1 en 2 van de handleiding staat hoe je wijzigingen in de gegevens van leden kan inventariseren en doorsturen aan de ledenadministratie.
  • E-mail berichten aan leden sturen?
    In supplement 3 van de handleiding staat hoe je persoonlijke e-mail berichten aan leden kan sturen met de adressen uit manyware portaal voor afdelingen.
  • Etiketten aanvragen bij team vrijwilligers (voorheen kaderondersteuning), kan dat nog?
    Met Manyware Portaal is het heel gemakkelijk voor afdelingen om zelf etiketten af te drukken. In de handleiding op VrijwilligersNet staan twee manieren.
    De eerste manier is exporteren van Manyware naar Excel en de Word functie “Afdruk samenvoegen” gebruiken. Het voordeel is dat je hierbij je eigen formaat etiketten kan bedrukken. Het nadeel is dat je een ervaren Word-gebruiker moet zijn. Vooral de instellingen voor het juiste formaat etiketten kunnen een lastige puzzel zijn.
    Bij de tweede manier gebruik je een een voorgebakken Word document waar de juiste instellingen voor etiketten van 70 bij 37 millimeter al in zitten. Blanco etiketten van dit formaat kun je aanvragen bij het secretariaat van het landelijk bureau  met secretariaat@fietsersbond.nl.
    We willen natuurlijk graag dat zoveel mogelijk afdelingen zelf etiketten gaan afdrukken. Maar de mogelijkheid dat wij als landelijk bureau dat doen, blijft wel bestaan.
  • Firefox: Werkt het portaal ook in Firefox?
    Sinds versie 3 van Firefox zijn er in Windows vrijwel geen problemen meer mee, op een ding na. Één gebruiker kan niet naar het lidformulier. De oorzaak zit in afwijkende instellingen maar het is niet duidelijk welke instelling dat is.
    Het is wel zo dat i-funds het portaal heeft gemaakt voor Internet Explorer en nog geen ondersteuning biedt voor andere browsers of andere pc-typen zoals Apple. We zijn benieuwd naar goede en slechte ervaringen van deze gebruikers en we zijn gaarne bereid deze met elkaar in contact te brengen. Stuur je opmerkingen naar helpdeskportaal@fietsersbond.nl.
  • Hoe geef ik correcties en aanvullingen op de ledenlijst door aan het landelijk bureau?
    Afdelingen kunnen alle wijzigingen, behalve de vrije velden en e-mail adressen, blijven doorgeven aan de ledenadministratie ledenadministratie@fietsersbond.nl.
    De vrije velden zijn alleen bestemd voor de afdeling zelf, de ledenadministratie kan ze niet inzien of wijzigen. Zie hoofdstuk 9 van de handleiding.
    Voor het doorgeven van e-mail adressen aan de ledenadministratie is er een bijzonder veld op het lidformulier. Zie hoofdstuk 11 van de handleiding.
    Van de wijzigingen en aanvullingen die je als afdeling verzamelt moet je zeker zijn dat de doorgegeven gegevens kloppen en overeenkomen met de wens van de betrokken leden. Dit geldt met name voor de telefoonnummers en e-mail adressen: is betrokkene er mee eens dat de Fietsersbond deze gegevens in de ledenadministratie opneemt? Alleen onder deze voorwaarden kunnen we jullie gegevens doorgeven aan onze ledenadministratie.
    Afdelingen kunnen alle wijzigingen, behalve de vrije velden en e-mail adressen, blijven doorgeven aan de ledenadministratie ledenadministratie@fietsersbond.nl.
    De vrije velden zijn alleen bestemd voor de afdeling zelf, de ledenadministratie kan ze niet inzien of wijzigen. Zie hoofdstuk 9 van de handleiding.
    Voor het doorgeven van e-mail adressen aan de ledenadministratie is er een bijzonder veld op het lidformulier. Zie hoofstuk 11 van de handleiding.
    Voor de overige wijzigingen vragen we jullie om niet-spoedeisende wijzigingen op te sparen en pas na verloop van tijd in één keer aan ons te verzenden. Spoedeisende wijzigingen moeten natuurlijk wel meteen worden doorgegeven aan ledenadministratie@fietsersbond.nl
  • Hoe kan ik een e-mail adres leegmaken?
    Leegmaken van het e-mail adres is nog niet mogelijk. Als je in het e-mail adres fout@fout.nl invult zal de ledenadministratie het leegmaken. Dit is een tijdelijke oplossing, op de wensenlijst staat dat afdelingen dit zelf moeten kunnen gaan doen.
  • Hoe kan ik zien als er iemand verhuisd is?
    Dat zit op dit moment niet in manyware portaal maar staat wel op onze wensenlijst.
    Wat je kan doen is regelmatig de lijst importeren (of gewoon vanaf je scherm plakken in Word of Excel).
    Zodra je dat twee keer gedaan hebt kun je de laatste lijst vergelijken met de vorige.
    Iedereen die niet op de nieuwe lijst staat en niet heeft opgezegd is verhuisd naar een andere afdeling.
    Iedereen die niet op de oude lijst staat en niet op de nieuwe ledenlijst is verhuisd naar je eigen afdeling.
    Er zijn manieren om deze vergelijking semi- automatisch te doen, daar komt een handleiding voor.
  • Kan het afdrukken van etiketten wat eenvoudiger?
    Of andere methoden dan via Afdruk samenvoegen in Word eenvoudiger zijn hangt af van je kennis en ervaring. De basis is echter altijd een tabel met adresgegevens die je zelf uit manyware portaal moet halen en op je eigen pc of netwerk opslaan. Helpdesk ondersteuning leveren we alleen bij de werkwijze die in hoofdstuk 21 en 22 van de handleiding staat.

    • Kopiëren vanaf het scherm in manyware portaal en plakken en plakken in een Excel werkblad of Word tabel. Daarna dezelfde werkwijze als beschreven in hoofdstuk 21 en 22 van de handleiding.
    • In MS Office Marketplace vind je op http://www.avery.nl/nl1/marketplace/ een gratis programma van etikettenfabrikant Avery met uiteraard de keus uit alle mogelijk Aery etiketten.
    • Op https://secure.etikettenprinten.nl/etiketten.html vind je nog een gratis etikettenprogramma. Dit geeft de keuze uit meer etikettenleveranciers en bovendien de mogelijkheid om je bestand naar een drukker te sturen die je etiketten afdrukt, uiteraard niet gratis.

    In alle gevallen is het van belang dat je het merk en type van je etiketten weet. Dat staat op de verpakking en meestal ook op een inlegvel in de doos. Let ook goed op dat je voor een inkjetprinter andere etiketten nodig hebt dan voor een laserprinter, anders wordt het een smeerboel. Er zijn ook etiketten in de handel die geschikt zijn voor beide soorten printers.

  • Kan sorteren wat eenvoudiger?
    Er zijn mensen die dit oplossen door de ledenlijst te importeren of vanaf het scherm in zijn geheel in Word of Excel te plakken en daarmee verder te gaan.
  • Nieuwe leden lijst overbodig?
    Je kunt inderdaad je eigen Nieuwe leden lijst maken door in de Uitgebreide ledenlijst velden te verwijderen en te selecteren. Dat geldt ook voor de twee Opzeggingen lijsten. Dit vraagt enige vaardigheid en je begint met een lijst die in de breedte niet op de meeste schermen past. Daarom hebben we de drie lijsten waarvan we denken dat ze het meest gebruikt worden voorgebakken.
  • Nieuwe leden lijst bevat alle leden?
    Kijk nog eens goed naar hoofstuk 10 van de handleiding. Als je de sterretjes in de filtervakken boven de lijst laat staan selecteer je alles. We hebben er juist bewust voor gekozen om in de nieuwe leden lijst alle leden op te nemen. Je kunt filteren op jaar of datum om de nieuwe leden uit die periode te krijgen. Omdat elke afdeling weer op een andere manier wil filteren, hebben we er voor gekozen om alle leden in die lijst op te nemen.
  • Voor afdelingen en onderafdelingen
    Ook als een afdeling al een gebruikersnaam met wachtwoord heeft kan een onderafdeling van die afdeling deze ook krijgen voor de onderafdeling. Andersom kan ook.
    Een afdelingsgebruiker kan de leden van de hele afdeling en van alle onderafdelingen binnen die afdeling zien. Een onderafdeling kan alleen de leden van de eigen onderafdeling zien.
  • Wie mag de vrije velden invullen: afdeling of onderafdeling?
    De afdelingsgebruiker heeft inzage in het ledenbestand van de gehele eigen afdeling met alle onderafdelingen. De onderafdelingsgebruiker heeft alleen inzage in het ledenbestand van de eigen onderafdeling.
    Bij elk lid horen 5 vrije velden. We ze ziet mag ze ook invullen of wijzigen. Dat betekent dat bij een onderafdeling zowel de afdelingsgebruiker als de onderafdelingsgebruiker de vrije velden van een onderafdelingslid kunnen invullen of wijzigen. Je moet dus binnen de afdeling goede afspraken maken om te voorkomen dat je elkaar in de wielen rijdt.
  • E-mail adreswijziging actieve leden
    Via een mail aan halo@fietsersbond.nl kun je wijzigingen in e-mail adressen van je eigen afdelingsleden doorgeven aan de landelijke ledenadministratie. Voor actieve leden geef je wijzigingen in hun e-mail adressen bovendien ook door aan het secretariaat (secretariaat@fietsersbond.nl) op het landelijk bureau met een kopie aan teamvrijwilligers@fietsersbond.nl.
    E-mail adressen van actieve leden staan namelijk op één of meer van de volgende verzendlijsten van team vrijwilligers:

    • afdelingsaliassen
    • afdelingen en onderafdelingen
    • afdelingswebmasters,
    • afdelingspenningmeesters
    • manyware portaal codehouders
    • provinciaal vertegenwoordigers.

    Wijzigingen in deze verzendlijsten volgen niet automatisch uit wijzigingen in de landelijke ledenadministratie.
    Geef bij deze wijzigingen de naam, het oude e-mail adres en het nieuwe e-mail adres van het actieve lid door.