Vragen en antwoorden over de mailboxen

Kosten de inboxen de afdelingen geld?

Nee, de afdelingen krijgen de inboxen van het Landelijk Bureau. Als goed doel kunnen we kostenloos extra licenties aanvragen voor Office 365.

Zoals het nu werkt gaat het goed. Waarom moet het anders?

De wet is veranderd. In het kader van de AVG moeten we beter met data omgaan. Uiteraard zullen we jullie helpen om zo goed mogelijk met de nieuwe inbox te werken.

Moet ik iets doen?

Nee, je hoeft niets te doen. We sturen je een mail, zodra je aan de beurt bent.

Moeten er nu nieuwe programma’s op mijn computer?

Nee, je kunt de inbox benaderen via je webbrowser (chrome, edge, firefox etc.)

Wat zijn de systeemvereisten?

Een webbrowser (chrome, edge, firefox etc.) en een internetverbinding.

Waarom werken we met Microsoft?

In 2013/2014 hebben we een uitgebreide verkenning gedaan naar een nieuw automatiseringssysteem. Daarin is een aantal scenario’s uitgewerkt, waaronder OpenOffice/LibreOffice/Thunderbird, Google Docs/GSuite en Microsoft Office 365. Voor die verkenning zijn we destijds ook op bezoek geweest bij organisaties van gelijke grootte die dezelfde switch hadden gemaakt.

Uit deze verkenning bleek Open source qua licentie het goedkoopst, maar kwamen er heel veel extra kosten bij voor support (met name oudere medewerkers hadden bij de bezochte organisaties moeite met de overstap) en het ‘werken op afstand’. De Google-oplossingen scoorden beter op het gebied van werken op afstand, maar ook hier vroeg de overstap naar een totaal nieuwe manier van werken veel van de medewerkers.

Het is hierin overigens ook een verhaal van schaal. De Fietsersbond is te groot voor het servet en te klein voor het tafellaken. Een kleine onderneming kan makkelijk overstappen op Open source. Er is relatief weinig data en medewerkers kunnen elkaar makkelijk ondersteunen. Grote bedrijven hebben de slagkracht om een IT-afdeling in te richten die medewerkers ondersteunt. Wij hebben veel data, teveel medewerkers en vrijwilligers voor informele support en te weinig geld/slagkracht om een IT-afdeling op te tuigen. (Technische ondersteuning huren we in)

Office365 had uiteindelijk op papier het beste verhaal, ook budgettair. Als goed doel betalen we namelijk een speciaal tarief aan Microsoft.

Hoe moet ik de datum invoeren?

Dat kun je hier zien 

Hoe krijg ik een melding bij een nieuwe e-mail?

Dat kan door de outlook-app op je telefoon of tablet te installeren. Houd er wel rekening mee dat dit data kan verbruiken. Dit kan ook op je browser (Chrome, Firefox). Voor meer informatie zie hier.

Kan mijn afdeling meerdere inboxen of emailadressen krijgen?

Nee, dat kan niet. Om meerdere emailadressen per afdeling te maken hebben we meer tijd en licenties nodig.

Kan ik meerdere handtekeningen instellen in de mailbox voor meerdere personen?

Dat verschilt of je de mailbox als app gebruikt of via de browser. In de app kan het wel, via de browser niet. Het makkelijkst is om de handtekening zo generiek mogelijk te maken, zodat meerdere mensen deze kunnen gebruiken.

Het wachtwoord werkt niet

Na een jaar moet je het wachtwoord opnieuw instellen. Dat doe je door in te loggen op outlook.com met “De naam van je afdeling”@fietsersbond.nl en je oude wachtwoord. Dan kun je een nieuw wachtwoord aanmaken.

Kan de mail naar mijn eigen emailadres worden doorgestuurd?

Nee, we hebben de inboxen in het leven geroepen om te zorgen dat mails met officiële gegevens van de gemeente en leden niet overal rondslingeren. Zoals je hierboven kunt lezen, kun je wel meldingen op je pc, tablet of smartphone krijgen.

 

 

 

Staat je vraag er niet bij, mail dan naar d.vanderburgh@fietsersbond.nl