Een borrel om je successen te vieren

Op zoek naar een manier om je successen te vieren en vooruit te blikken? Om vrijwilligers te bedanken en de banden met leden en beleidsmakers te versterken? Grijp de kans en organiseer een (nieuwjaars)borrel!

Locatie regelen

• Onderzoek locaties: Begin met het onderzoeken van geschikte locaties zoals buurthuizen, zalen boven kroegen of andere intieme evenementenruimtes. Belangrijk is dat het er gezellig uitziet.
• Datum prikken: Bepaal een datum en controleer de beschikbaarheid van de locaties. De borrel kan het best plaatsvinden rond half januari.
• Budget: Maak gebruik van het afdelingsbudget voor de huur van de locatie. Houd rekening met de grootte van de groep en de sfeer die je wilt creëren.

Sprekers uitnodigen

• Brainstorm: Organiseer een brainstormsessie met het bestuur of een commissie om te bepalen welke onderwerpen interessant zijn. Denk bijvoorbeeld aan; inhoudelijke thema’s of successen uit je eigen gemeente of uit andere gemeentes. Belangrijk is dat een nieuwjaarsborrel in de eerste plaats een feestje is.
• Netwerk: Gebruik het netwerk van de Fietsersbond om potentiële sprekers te vinden. Overweeg lokale experts of bekende figuren in de fietsgemeenschap.
• Uitnodigen: Benader potentiële sprekers persoonlijk en leg uit waarom hun bijdrage van waarde is voor de Fietsersbond.
• Bevestiging: Vraag de sprekers om minstens een maand van tevoren te bevestigen, zodat er voldoende tijd is voor de voorbereiding van hun presentatie.

Verstuur uitnodigingen

• Ontwerp: Maak een uitnodiging die zowel informatief als aantrekkelijk is. Je kunt de voorbeeld mail in de download hieronder als template gebruiken.

• Tijdlijn: Stuur uitnodigingen ten minste een maand van tevoren uit om gasten de tijd te geven hun aanwezigheid te plannen.
• Bevestiging: Vraag om een aanmelding om een nauwkeurige schatting van het aantal gasten te krijgen voor de catering.
• Mensen die je kunt uitnodigen:
  • Alle leden van de afdeling (contactgegevens via het Landelijk Bureau), met name: (oud) bestuursleden, actieve vrijwilligers en mensen die afgelopen jaar lid zijn geworden
  • Bestuursleden van Fietsersbond afdelingen en themagroepen in buurgemeenten
  • Provinciale vertegenwoordigers
  • Medewerkers van het landelijk bureau
  • Lezers van de nieuwsbrief, bezoekers van de website
  • Van de gemeente: (fiets)ambtenaren, de wethouder en raadsleden (bijv. de woordvoerders verkeer en/of mobiliteit van alle partijen)
  • Mensen van de pers: journalisten, redacteuren, radio- en TV-presentatoren waarmee je afgelopen jaar hebt samengewerkt

Budgetteren en financiën

• Afdelingsbudget: Elke afdeling heeft een afdelingsbudget. Dit kun je gebruiken voor evenementen zoals deze.

Zorg voor hapjes en drankjes

• Cateraar kiezen: Selecteer een cateraar die past bij de uitstraling van het evenement en binnen het budget valt. Dit zal in veel gevallen door de locatie zelf gedaan kunnen worden.
• Menu samenstellen: Kies voor een divers aanbod van hapjes en drankjes, rekening houdend met dieetwensen en allergieën. Dit kun je uitvragen in je uitnodigingsmail.
• Bestelling plaatsen: Doe de bestelling ruim op tijd om verrassingen te voorkomen.

Draaiboek voor de avond of middag

• Tijdsplanning: Stel een gedetailleerd tijdschema op voor de avond, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt.
• Verantwoordelijkheden: Wijs taken toe aan bestuursleden en vrijwilligers, zoals het verwelkomen van gasten, het begeleiden van de spreker, en het overhandigen van bedankjes.

Nazorg

• Bedankberichten: Stuur na de borrel bedankberichten naar alle gasten en betrokkenen.
• Evaluatie: Evalueer de nieuwjaarsborrel met het bestuur om verbeterpunten voor volgend jaar te identificeren.

Veel plezier op de borrel!