Inloopspreekuur

Ben jij opzoek naar een manier om in contact te komen met fietsers en Fietsersbond leden in jouw gemeente? Organiseer dan een inloopspreekuur!

Wat bereik je met een inloopspreekuur?

Een inloopspreekuur biedt je afdeling diverse voordelen:

• Direct contact met betrokken fietsers
  Bezoekers nemen bewust de moeite om te komen. Het zijn vaak ervaringsdeskundigen die de situatie in jouw werkgebied goed kennen. Zij signaleren knelpunten, doen suggesties, stellen kritische vragen en houden de afdeling scherp.
• Contact met eigen leden
  Door leden via de nieuwsbrief uit te nodigen, stimuleer je ontmoeting en betrokkenheid.
• Zichtbaarheid van de afdeling
  Door regelmatig een inloop te organiseren, laat je je blijvend horen binnen de gemeente of regio.

Wat heb je nodig?

Vrijwilligersteam

Een team van vrijwilligers dat goed op de hoogte is van wat er speelt in jouw gemeente(n). Werk bij voorkeur met twee vrijwilligers per inloop, zodat er gerouleerd kan worden.

Geschikte locatie

• Kies een laagdrempelige en herkenbare plek, zoals een bibliotheek, buurthuis of wijk-/dorpscentrum.
• Bij een groot werkgebied kun je de inloop roulerend in verschillende dorpen of stadsdelen organiseren.
• Een locatie met wifi en een grote monitor (waarop een laptop aangesloten kan worden) heeft de voorkeur.

Materialen

• Laptop met Google Maps/Street View om situaties direct zichtbaar te maken en misverstanden te voorkomen.
• Fietsersbond vlag, beachflag of banner, om je aanwezigheid buiten en/of binnen duidelijk te maken. Heeft jouw afdeling deze nog niet? Bestel ze hier!
• Eventueel de CROW Ontwerpwijzer Fietsverkeer als naslagwerk.
• Toegang tot digitale gemeentelijke plannen en kaarten om deze snel op het scherm te tonen.

Indeling van de ruimte

• Een tafel of zithoek voor het gesprek zelf.
• Extra ruimte waar bezoekers kunnen wachten.
• Wordt een gesprek te langdurig of te complex? Maak dan een vervolgafspraak om andere bezoekers niet lang te laten wachten.

Hoe vaak en wanneer?

Bedenk hoe vaak je een inloop wilt houden: elke maand, elke twee maanden, eens per kwartaal? Kies bij voorkeur een vaste datum binnen die periode,  bijvoorbeeld elke eerste/tweede/laatste zaterdag van de maand, van de oneven maanden, of van het kwartaal. Geef de data voor een heel jaar door aan media en/of organisaties die een digitale lokale agenda bijhouden. En natuurlijk met de locatie waarvan je gebruik maakt.

Kondig je inloop aan

Schrijf voorafgaand aan elke inloop een persbericht voor de lokale media (huis-aan-huisbladen, regionaal dagblad, digitale lokale sites). Daarin kondig je de activiteit aan (datum, tijdstip, locatie) en moedig je iedereen aan om te komen met vragen, suggesties, klachten op fietsgebied in jouw werkgebied. Stuur niet elke keer hetzelfde persbericht in, maak er telkens iets unieks van. Dat kan door in je persbericht een actueel onderwerp op fietsgebied aan te roeren, bij voorkeur iets lokaals. Dat motiveert mensen om naar de inloop te komen met vragen of opmerkingen daarover.  En stuur zo mogelijk een foto of tekening van het actuele onderwerp mee met je persbericht.

Het gesprek

Als die mogelijkheid er is, bied je bezoekers dan een kop koffie/thee aan; zo maak je het ook nog een beetje gemoedelijk. (Bij de meeste bibliotheken is een koffieautomaat met gratis koffie/thee of tegen een bescheiden vergoeding. Meestal moet je wel zelf bekers meenemen, omdat niet (meer) van wegwerpbekers gebruik wordt gemaakt.

Een flink deel van de bezoekers komt met klachten over slecht wegbeheer, over een ontbrekend verkeersbord, over een gevaarlijke situatie. Geef aan dat je de klacht zult doorgeven aan de desbetreffende instantie, maar druk de bezoekers tevens op het hart vooral ook zelf een melding te doen bij de verantwoordelijke wegbeheerder. Leg zo nodig even uit hoe dat werkt door de (gemeentelijke) site op het grote scherm te zetten en te laten zien hoe je een melding invoert.

Noteer alle onderwerpen die de bezoekers aandragen. Laat zo mogelijk meteen weten wat je met de inbreng gaat doen, bijvoorbeeld: we melden het bij de wegbeheerder, of: we dragen het aan bij de beleidsmedewerker. Maar het kan ook zijn: we gaan eerst zelf even kijken (als een besproken situatie onduidelijk of twijfelachtig is), of: sorry, maar hier kunnen we niets mee (soms worden heel persoonlijke klachten voorgelegd, die meer bij maatschappelijk werk thuishoren).

Als bezoekers om terugkoppeling vragen, noteer dan hun emailadres of telefoonnummer.

Nieuwe leden werven

Sommige bezoekers tonen grote interesse in fietsgebruik en -infrastructuur. Dit zijn vaak potentiële nieuwe leden of vrijwilligers.

• Geef geïnteresseerden een ledenwerffolder mee (gratis aan te vragen bij het landelijk bureau).
• Heeft jouw afdeling een eigen brochure? Dan kun je die uiteraard ook meegeven.
• Indien bezoekers geïnteresseerd zijn om actief bij te dragen, nodig ze dan uit voor een eerstvolgende vergadering, of om bijvoorbeeld mee te gaan om het door hen aangekaarte onderwerp aan te pakken.