Voor penningmeesters

 

Afdelingen en onderafdelingen die actief zijn, beschikken over geld. De vereniging financiert de afdelingslasten door middel van een financiële afdracht.

Afdelingen krijgen extra geld voor actieve onderafdelingen en laatstgenoemde krijgen hun geld dan via de afdeling. De penningmeester van de afdeling is verantwoordelijk voor dit geld. Onderafdelingen hebben geen penningmeester.

De belangrijkste punten:

• Uitgaven en inkomsten van de afdeling gaan via het landelijk bureau. De
  afdelingspenningmeester informeert het landelijk bureau over verwachte inkomsten en declareert de uitgaven.
• De afdelingspenningmeester, cq het afdelingsbestuur is verantwoordelijk voor de
  afdelingsfinanciën. De afdelingspenningmeester houdt de administratie met bijbehorende bonnetjes bij. Op verzoek van het landelijk bureau of de accountant kan inzage worden gevraagd in de administratie. Over het volledige jaar ontvangt de afdeling een financieel overzicht uit de boekhouding van het landelijk bureau ter controle. Indien de behoefte er is, kan dit overzicht vaker worden aangevraagd.
• De afdeling heeft recht op de jaarlijkse afdracht. Deze is gebaseerd op het aantal leden binnen de afdeling en het aantal onderafdelingen. Aan het eind van het jaar (half december) is de hoogte van de afdracht voor het volgende jaar bekend. De penningmeesters ontvangen een mail met de nieuwe afdracht. Deze informatie is dan ook te vinden op het Vrijwilligersnet op de website van de Fietsersbond. De penningmeester maakt op basis van deze afdracht een begroting voor het volgende jaar.
• Eind januari ontvangt de penningmeester het financieel overzicht van het afgelopen jaar. De penningmeester controleert deze op juistheid en of deze overeenkomt met de begroting. Eventuele wijzigingen dienen doorgegeven te worden aan de financiële administratie van het landelijk bureau.

Uitgaven

De lasten van de afdeling declareert de afdelingspenningmeester door middel van een eenvoudig declaratieformulier. Dit formulier kun je hieronder downloaden

In feite is het formulier een verzoek tot betaling dat per mail naar de financiële afdeling wordt gestuurd. De door de afdeling gemaakte lasten worden vervolgens rechtstreeks door het landelijk bureau vergoed en afgetrokken van het tegoed van de afdeling. Het formulier kan gebruikt worden om door de penningmeester voorgeschoten lasten te declareren óf om het landelijk bureau te verzoeken een factuur rechtstreeks te betalen. De penningmeester is de enige die de declaratie mag indienen. Binnen twee weken na ontvangst is het bedrag door ons overgemaakt.

Bestellingen van actiemateriaal worden direct op het landelijk bureau verrekend met het afdelingstegoed. Een afdeling krijgt wel, tegelijk met de ontvangst van het bestelde materiaal een kennisgeving van de lasten die worden afgetrokken van het afdelingstegoed.

Inkomsten

Mocht je inkomsten ontvangen (gift, sponsorbijdrage, advertentie magazine, etc), dan kun je dit doorgeven aan [email protected]. Graag ontvangen we de naam van de gever en het bedrag. Het geld kan worden overgemaakt op onze Triodos rekening NL32TRIO0197962688 t.n.v. Fietsersbond o.v.v. de naam van de afdeling.

Vrijwilligersvergoeding

De Fietsersbond waardeert vrijwilligers niet in loon en niet middels een vrijwilligersvergoeding. Vrijwilligers mogen wel hun daadwerkelijk gemaakt onkosten declareren. Is dit voor de afdeling, dan is het afdelingsbudget en bepaalt de afdeling zelf wat er wel of niet vergoed wordt. Worden er onkosten gemaakt voor bijvoorbeeld de ledenraad van de Fietsersbond of de Fietsschool, dan kan er bij de Fietsersbond landelijk worden gedeclareerd. Dit gaat altijd in overleg met de contactpersoon bij de afdeling danwel het landelijk bureau. Denk hierbij bijv. aan reiskosten of zaalhuur. 

Opstellen van financieel jaarverslag en begroting

Het verenigingsboekjaar loopt parallel met het kalenderjaar. Het boekjaar van de afdelingen eveneens, aangezien deze gegevens worden opgenomen in het jaarverslag en de jaarrekening. Dit betekent in de praktijk dat eind december alle declaraties tijdig dienen te worden aangeleverd en begin januari de controle op het financieel overzicht gebeurt. De cijfers dienen dan juist en volledig in de administratie te staan voor het opstellen van en de controle op de jaarrekening.

Voor uitgaven die niet zijn begroot en voor uitgaven waardoor overschrijding van de begrotingspost dreigt, is instemming van het afdelingsbestuur en/of de afdelingsvergadering vereist. Daarbij blijft onverlet dat de begroting sluitend moet zijn: het totaal aan (begrote) uitgaven is niet groter dan de hoeveelheid geld dat beschikbaar is. Het afdelingsbestuur is verantwoordelijk voor de vaststelling door de afdelingsvergadering van het financiële jaarverslag en een sluitende begroting. Het financieel jaarverslag en de begroting worden op de volgende manier opgesteld:

• gebruik hiervoor het formulier begroting format begroting (onder de opsomming).

• laat het ingevulde formulier ondertekenen door de penningmeester en (een lid van) de kascommissie óf een medebestuurslid – in geval van digitale verzending laat deze extra persoon een goedkeurende mail sturen.

Halverwege december wordt elk jaar een mail gestuurd naar de penningmeester met de te nemen stappen voor de jaarovergang.

De afdelingen van de Fietsersbond zijn geen rechtspersoon. Dus inkomsten van de afdelingen zijn inkomsten van de Fietsersbond. Alle inkomsten en uitgaven moeten in het financiële verslag worden opgenomen. Dus ook gemeentelijke subsidies en advertentie inkomsten. Ook alle uitgaven moeten worden vermeld, dus ook de uitgaven die in het kader van een gemeentelijke subsidie worden gedaan.

Jaarlijks zal de accountant de boekhouding willen inzien van één of meerdere afdelingen. De penningmeester wordt dan gevraagd alle stukken (bonnetjes, declaratieformulieren en facturen) op te sturen. Houd de cijfers, afschriften, bonnetjes, (afschriften van) reisbescheiden, en dergelijke gereed voor zo’n controle. Alle achterliggende stukken moeten 7 jaar worden bewaard.

Een kascommissie kan ook nog later haar werk doen. De jaarrekening wordt dan onder
voorbehoud van goedkeuring door de kascommissie opgestuurd.

Regels voor reiskostendeclaraties:

• Gaan vrijwilligers naar de ledenraad, dan declareren aan het landelijk bureau via [email protected].
• Gaan vrijwilligers naar overige landelijke bijeenkomsten, zoals academie/thema dagen/ landelijke werkgroepen: dan reiskosten OV declareren bij de afdelingspenningmeester
• Gaan vrijwilligers binnen de eigen afdeling/onderafdeling op reis, dan kunnen de lasten gedeclareerd worden bij de afdelingspenningmeester. Uitgangspunt is het OV tarief.