Een nieuwjaarsborrel

Wil je de banden binnen onze fietsgemeenschap versterken en waardevolle relaties met vrijwilligers en de gemeente bevorderen? Grijp de kans en organiseer een nieuwjaarsborrel!

Locatie regelen

• Onderzoek locaties: Begin met het onderzoeken van geschikte locaties zoals buurthuizen, zalen boven kroegen of andere intieme evenementenruimtes. Belangrijk is dat het er gezellig uitziet.
• Datum prikken: Bepaal een datum en controleer de beschikbaarheid van de locaties. De borrel kan het best plaatsvinden rond half januari.
• Budget: Maak gebruik van het afdelingsbudget voor de huur van de locatie. Houd rekening met de grootte van de groep en de sfeer die je wilt creëren.

Sprekers uitnodigen

• Brainstorm: Organiseer een brainstormsessie met het bestuur of een commissie om te bepalen welke onderwerpen interessant zijn. Denk bijvoorbeeld aan; inhoudelijke thema’s of successen uit je eigen gemeente of uit andere gemeentes. Belangrijk is dat een nieuwjaarsborrel in de eerste plaats een feestje is.
• Netwerk: Gebruik het netwerk van de Fietsersbond om potentiële sprekers te vinden. Overweeg lokale experts of bekende figuren in de fietsgemeenschap.
• Uitnodigen: Benader potentiële sprekers persoonlijk en leg uit waarom hun bijdrage van waarde is voor de Fietsersbond.
• Bevestiging: Vraag de sprekers om minstens een maand van tevoren te bevestigen, zodat er voldoende tijd is voor de voorbereiding van hun presentatie.

Verstuur uitnodigingen

• Ontwerp: Maak een uitnodiging die zowel informatief als aantrekkelijk is. Je kunt de voorbeeld mail in de download hieronder als template gebruiken.

• Tijdlijn: Stuur uitnodigingen ten minste een maand van tevoren uit om gasten de tijd te geven hun aanwezigheid te plannen.
• Bevestiging: Vraag om een aanmelding om een nauwkeurige schatting van het aantal gasten te krijgen voor de catering.
• Mensen die je kunt uitnodigen:
  • Alle leden van de afdeling (contactgegevens via het Landelijk Bureau), met name: (oud) bestuursleden, actieve vrijwilligers en mensen die afgelopen jaar lid zijn gewordenBestuursleden van FB-afdelingen in buurgemeentenProvinciale vertegenwoordiger
    (contactgegevens: https://www.fietsersbond.nl/lokale-afdelingen/)Mensen van het landelijk bureau: Team vrijwilligers of andere bekendeLezers van de nieuwsbrief, bezoekers van de websiteVan de gemeente: (fiets)ambtenaren, de wethouder en raadsleden: woordvoerders verkeer / mobiliteit van alle partijen
    Mensen van de pers: journalisten, redacteuren, radio/tv presentatoren waarmee je afgelopen jaar hebt samengewerkt

Budgetteren en financiën

• Afdelingsbudget: Elke afdeling heeft een afdelingsbudget. Dit kun je gebruiken voor evenementen zoals deze.

Zorg voor hapjes en drankjes

• Cateraar kiezen: Selecteer een cateraar die past bij de uitstraling van het evenement en binnen het budget valt. Dit zal in veel gevallen door de locatie zelf gedaan kunnen worden.
• Menu samenstellen: Kies voor een divers aanbod van hapjes en drankjes, rekening houdend met dieetwensen en allergieën. Dit kun je uitvragen in je uitnodigingsmail.
• Bestelling plaatsen: Doe de bestelling ruim op tijd om verrassingen te voorkomen.

Draaiboek voor de avond of middag

• Tijdsplanning: Stel een gedetailleerd tijdschema op voor de avond, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt.
• Verantwoordelijkheden: Wijs taken toe aan bestuursleden en vrijwilligers, zoals het verwelkomen van gasten, het begeleiden van de spreker, en het overhandigen van bedankjes.

Nazorg

• Bedankberichten: Stuur na de borrel bedankberichten naar alle gasten en betrokkenen.
• Evaluatie: Evalueer de nieuwjaarsborrel met het bestuur om verbeterpunten voor volgend jaar te identificeren.

Veel plezier op de nieuwjaarsborrel!