Een nieuwjaarsborrel

Wil je de banden binnen onze fietsgemeenschap versterken en waardevolle relaties met vrijwilligers en de gemeente bevorderen? Grijp de kans en organiseer een nieuwjaarsborrel!

5447653473_0161f7e88a_o
Len Munnik
  1. Locatie regelen:
  • Onderzoek: Begin met het onderzoeken van geschikte locaties zoals buurthuizen, zalen boven kroegen of andere intieme evenementenruimtes. Belangrijker is dat het er gezellig uitziet.
  • Bepaal een datum en controleer de beschikbaarheid van de locaties. De Borrel kan het best plaatsvinden rond half januari.
  • Budget: Maak gebruik van het afdelingsbudget voor de huur van de locatie. Houd rekening met de grootte van de groep en de sfeer die je wilt creëren.

 

  1. Sprekers uitnodigen:
  • Brainstorm: Organiseer een brainstormsessie met het bestuur of een commissie om te bepalen welke onderwerpen interessant zijn. Denk bijvoorbeeld aan; inhoudelijke thema’s of successen uit je eigen gemeente of uit andere gemeentes. Belangrijk is dat een nieuwjaarsborrel in de eerste plaats een feestje is.
  • Netwerk: Gebruik het netwerk van de Fietsersbond om potentiële sprekers te vinden. Overweeg lokale experts of bekende figuren in de fietsgemeenschap.
  • Uitnodigen: Benader potentiële sprekers persoonlijk en leg uit waarom hun bijdrage van waarde is voor de Fietsersbond.
  • Bevestiging: Vraag de sprekers om minstens een maand van tevoren te bevestigen, zodat er voldoende tijd is voor de voorbereiding van hun presentatie.

 

  1. Uitnodigingen versturen:
  • Ontwerp: Maak een uitnodiging die zowel informatief als aantrekkelijk is. Je kunt de voorbeeld mail in de download hieronder als template gebruiken.
  • Tijdlijn: Stuur uitnodigingen ten minste een maand van tevoren uit om gasten de tijd te geven hun aanwezigheid te plannen.
  • Bevestiging: Vraag om een aanmelding om een nauwkeurige schatting van het aantal gasten te krijgen voor de catering.
  • Mensen die je kunt uitnodigen:
    • Alle leden van de afdeling (contactgegevens via het Landelijk Bureau), met name:
      • (oud) bestuursleden,
      • Actieve vrijwilligers,
      • Mensen die afgelopen jaar lid zijn geworden
    • Bestuursleden van FB-afdelingen in buurgemeenten
    • Provinciale vertegenwoordiger
      (contactgegevens: https://www.fietsersbond.nl/lokale-afdelingen/)
    • Mensen van het landelijk bureau: Team vrijwilligers of andere bekende
    • Lezers van de nieuwsbrief, bezoekers van de website
    • Van de gemeente:
      • (fiets)ambtenaren
      • Wethouder
      • Raadsleden: woordvoerders verkeer / mobiliteit van alle partijen
    • Mensen van de pers: journalisten, redacteuren, radio/tv presentatoren waarmee je afgelopen jaar hebt samengewerkt
vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document ⋅ 17 KB

Handleiding Nieuwjaarsborrel – Uitnodigingsbrief

Download

  1. Budgetteren en Financiën:
  • Afdelingsbudget: Elke afdeling heeft een afdelingsbudget. Dit kun je gebruiken voor evenementen zoals deze.

 

  1. Catering regelen:
  • Cateraar kiezen: Selecteer een cateraar die past bij de uitstraling van het evenement en binnen het budget valt. Dit zal in veel gevallen door de locatie zelf gedaan kunnen worden.
  • Menu samenstellen: Kies voor een divers aanbod van hapjes en drankjes, rekening houdend met dieetwensen en allergieën. Dit kun je uitvragen in je uitnodigingsmail.
  • Bestelling plaatsen: Doe de bestelling ruim op tijd om verrassingen te voorkomen.

 

  1. Draaiboek voor de avond of middag:
  • Tijdsplanning: Stel een gedetailleerd tijdschema op voor de avond, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt.
  • Verantwoordelijkheden: Wijs taken toe aan bestuursleden en vrijwilligers, zoals het verwelkomen van gasten, het begeleiden van de spreker, en het overhandigen van bedankjes.

 

  1. Nazorg:
  • Bedankberichten: Stuur na de borrel bedankberichten naar alle gasten en betrokkenen.
  • Evaluatie: Evalueer de nieuwjaarsborrel met het bestuur om verbeterpunten voor volgend jaar te identificeren.