Brief mailboxen

Vrijdag 18 oktober is de onderstaande brief gestuurd. Het betreft de mailboxen van de afdelingen.

Beste afdelingsvertegenwoordiger,
Bij de Fietsersbond wordt er hard gewerkt in de verschillende (onder)afdelingen. Heel veel communicatie verloopt daarbij via e-mail, via het adres plaatsnaam@fietsersbond.nl. De afhandeling verschilt momenteel per afdeling. De ene afdeling laat de mail doorsturen naar (persoonlijke) mailadressen , de andere afdeling heeft een eigen account bij Gmail of een andere mailprovider. Dit zorgt soms voor vervelende situaties. Wachtwoorden die kwijt zijn, vertrokken vrijwilligers die mail blijven ontvangen, belangrijke mails die zoekraken, etcetera, etcetera. Daarnaast moeten alle medewerkers en vrijwilligers van de Fietsersbond in het kader van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) goed omgaan met de informatie die we van anderen krijgen. Om jullie te helpen met het goed afhandelen van mail en tegelijkertijd te voldoen aan de AVG gaat de manier waarop je de beschikking krijgt over een mailadres veranderen.
In de komende maanden worden de mailboxen van alle (onder)afdelingen gefaseerd overgezet naar Office 365, het kantoorpakket van Microsoft, waar ook de medewerkers van het landelijk bureau mee werken. Dit heeft voor jullie veel voor- en enkele nadelen.
De voordelen
• De beveiliging van deze mailboxen is goed op orde voor wat betreft datacommunicatie van en naar de server waar de e-mail en agenda’s worden opgeslagen. Dit gebeurt via een beveiligde verbinding. In het kader van de AVG is het van belang dat we de mails en persoonsgegevens van anderen zo goed mogelijk beheren en dat de Fietsersbond weet wat er met deze data gebeurt.
• Als (onder)afdeling krijg je een afzender @fietsersbond.nl met een handtekening. De ontvanger kan daardoor meteen zien dat hij/zij te maken heeft met een vertegenwoordiger van de Fietsersbond.
• Je krijgt een gemeenschappelijk e-mailadres met gedeelde agenda’s, contactpersonen en taken. Hierdoor kan iedere gebruiker in één oogopslag zien wat er in de agenda staat, welke e-mail al behandeld is en welke nog behandeld dient te worden.
• Bestanden in je mail kun je via Word, Excel en Powerpoint Online inzien en bewerken.
• Je afdeling krijgt ook een OneDrive, waar je alle bestanden van de afdeling kunt opslaan.
• De geschiedenis van je (onder)afdeling blijft bewaard. Als je opvolger bijvoorbeeld correspondentie zoekt van de afdeling met de gemeente, dan kan hij/zij die terugvinden.
• Je kunt altijd en overal bij je e-mail. Dit kan zowel via webmail als via mail-apps, mits die Office365/Exchange ondersteunen.
• Het spam- en virusfilter van Office365 is erg goed.
• Bij problemen kan onze supportdesk je helpen.
De nadelen
• Je moet bestaande contacten opnieuw opslaan
• Je mailgeschiedenis tot nu toe kunnen we niet importeren
• Je kunt Fietsersbond-mail niet vanuit je eigen mailbox beantwoorden.
Veel (onder)afdelingen zijn al overgestapt op de e-mailbox van Office 365 en zijn hier tevreden over. Daarom hebben we besloten om dit voor alle afdelingen in te voeren. De privacy van mensen is belangrijk en het managementteam van de Fietsersbond voelt zich dan ook verantwoordelijk om goed om te gaan met de AVG. We willen dit samen met jullie goed regelen. Zodra jouw afdeling over is naar Office365 worden persoonsgegevens, zoals ledenlijsten, alleen nog maar gedeeld met dat e-mailadres. Voor nieuwsbrieven werken we nog steeds aan een nog gebruiksvriendelijker alternatief via Mailchimp. Dit blijkt echter ingewikkelder dan gedacht. Daar informeren we je later nog over.
Hoe werkt het?
Wij maken een e-mailadres en mailbox aan. Als dat gedaan is, ontvang je van ons een handleiding met uitleg hoe in te loggen, plus een wachtwoord en gebruikersnaam. Het aanmaken van een e-mailadres en mailbox voor alle (onder)afdelingen vergt veel tijd. Daarom doen we dit gefaseerd. Er wordt een groep samengesteld volgens het ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’-principe. We vragen je in ieder geval om voor 15 november aan te geven of je in de deze groep wilt worden opgenomen.
Voor aanmelding of voor vragen, kun je contact opnemen met Daan van der Burgh d.vanderburgh@fietsersbond.nl

Categorieën