Administratie

Vraag en antwoord over ledenlijsten

administratie

Onlangs verstuurden we voor het eerst een ledenlijst naar de secretarissen van de afdelingen en/of onderafdelingen zodat zij inzicht hebben in het recente ledenbestand van hun (onder)afdeling. Dat gaan we voortaan iedere eerste dag van de maand doen. Voorheen kon de secretaris alleen op aanvraag een ledenlijst van de (onder)afdeling krijgen.

Mag dat wel van de AVG?

Volgens de regels van de AVG is het toegestaan ledenlijsten te versturen naar mailboxen die in het bezit zijn van de vereniging, in dit geval de Fietsersbond. We mailen de ledenlijsten dus alleen naar de officiële Fietsersbond mailadressen: [email protected]

Een andere regel is dat de vereniging het aannemelijk belang van het delen van ledengegevens moet kunnen toelichten. Dat kan in dit geval: de vrijwilligers in de afdeling moeten geïnformeerd kunnen worden en onderling contact kunnen hebben om hun werk goed te doen, daarvoor zijn contactgegevens nodig.

Het is volgens de AVG dus niet toegestaan de ledenlijst naar een andere mailbox dan het Fietsersbond-account te mailen. Mocht je zonder officieel Fietsersbond mailaccount toch een ledenlijst willen ontvangen, neem dan contact op met het secretariaat, zij helpen je verder. Mocht je niet iedere maand een ledenlijst willen ontvangen, laat het ons dan ook weten.

Mutatielijst nodig?

Ben je secretaris en wil je een mutatielijst ontvangen, dan kan dat. In die lijst zie je welke nieuwe leden je mag verwelkomen en wie heeft opgezegd. De reden van opzeggen mogen we niet delen van de AVG. Bel de mensen die hebben opgezegd ook niet op met die vraag, dat doet het secretariaat van het Landelijk Bureau. Sinds kort krijgen nieuwe leden automatisch een mailtje met informatie over de afdeling waar hij/zij lid van is geworden. Heb je een nieuwsbrief of is er binnenkort iets te doen in je afdeling, nodig nieuwe leden daarvoor uit en geef ze een warm welkom!

Heb je wijzigingen doorgegeven naar aanleiding van de ledenlijst, hartelijk dank daarvoor! We verwerken je opmerkingen in het systeem.

Categorieën