Het inwerkproces

De nieuwe vrijwilliger moet wegwijs gemaakt worden binnen de afdeling of het reilen en zeilen ervan weten. De afdeling wijst daarom een buddy toe aan de nieuwe vrijwilliger.

De nieuwe vrijwilliger wordt wegwijs gemaakt door de buddy binnen de afdeling.

Tip: neem als buddy de vrijwilliger mee in je werkzaamheden en activiteiten, laat iemand echt meelopen.

Tip: leg bijvoorbeeld uit en laat zien hoe je contact hebt met de leden of met het landelijk bureau.

Organiseer een welkomstbijeenkomst!
Organiseer een welkomstbijeenkomst voor nieuwe vrijwilligers. Mocht er slechts één nieuwe vrijwilliger zijn, introduceer deze dan tijdens een afdelingsoverleg.

Zo’n bijeenkomst helpt nieuwe vrijwilligers zich meteen betrokken te voelen. Het biedt hen de gelegenheid om vragen te stellen en kennis te maken met andere (nieuwe en ervaren) vrijwilligers van verschillende afdelingen.

Tip: houd er rekening mee dat de nieuwe vrijwilliger nog geen weet heeft van jullie werkzaamheden, regels en activiteiten. Vermijd het gebruik van ingewikkelde termen en neem de tijd om alles rustig uit te leggen.

Tip: houd ook de agenda van het landelijk bureau in de gaten, voor bijeenkomsten voor penningmeesters of andere functies.

Houdt een tussenevaluatie met de nieuwe vrijwilliger. Hoe vindt hij of zij het tot nu toe? Wat vindt jij als begeleider? Spreek uit wat je wel en niet goed vindt gaan. Voelt de nieuwe vrijwilliger zich thuis en op zijn/haar gemak?

Door tussentijds te evalueren worden eventuele problemen vroegtijdig gesignaleerd. Daar kun je dus op inspelen. Het risico op vertrek wordt daarmee verkleind.

Tip: Wellicht heeft de vrijwilliger behoefte aan meer ondersteuning. Bekijk samen hoe dit er uit moet komen te zien en of de buddy dit kan doen.

Na de tussenevaluatie is het misschien nodig een vrijwilliger opnieuw in te werken. Kijk of stap 1 hier nog actueel is, zo ja ga verder naar stap 5. Zo nee, doorloop het proces in stap 1 opnieuw.

Je beslist samen – de vrijwilliger, jijzelf en eventueel collega’s – of de vrijwilliger aan de slag gaat.

Zo ja, dan is de volgende stap dat je met de vrijwilliger afspraken maakt over de taken en het inwerken.
Het kan ook zijn dat na de kennismaking iemand alsnog besluit om niet verder te willen gaan. En dat is ook oké. Zorg ervoor dat je ‘goed’ uit elkaar gaat: bedank de vrijwilliger voor zijn of haar tijd en interesse.

Leg de contactgegevens van nieuwe vrijwilligers vast en vermeld op je website of in de nieuwsbrief dat je nieuwe vrijwilligers hebt aangenomen.
Geef die ook door aan Team Vrijwilligers. Zij zetten de contactgegevens in het relatiebeheersysteem. Dit is zelfs noodzakelijk als het gaat om de functie van voorzitter, secretaris en penningmeester. Het vastleggen van de gegevens is o.a. nodig voor de verzekering.