Meer over spontaan aanmelden

Spontane aanmelding betekent dat iemand interesse heeft in het doen van vrijwilligerswerk bij de Fietsersbond. En dus niet reageert op een oproep gedaan in een wervingscampagne (zie ook de volgende fase).

Aanmeldingen kunnen dus spontaan binnenkomen. Misschien is zo iemand al lid, maar dat hoeft natuurlijk niet.

Mensen die zich spontaan aanmelden, komen meestal op twee manieren binnen:

1. via het landelijk bureau, bijvoorbeeld via de website fietsersbond.nl, een project als de Fietsgemeente of de Fietsrouteplanner;
2. of rechtstreeks bij een lokale afdeling van Fietsersbond.

Via het landelijk bureau
Wanneer de aanmelding via het landelijk bureau binnenkomt, ontvangt de vrijwilliger een mailbevestiging van de aanmelding met daarin een uitleg wat hij of zij kan verwachten. Hiermee wordt bevestigd dat de aanmelding is binnengekomen. In deze mail staat uitgelegd hoe het verdere proces verloopt. Dit geeft duidelijkheid en het verlaagt het risico dat iemand afhaakt.
Vervolgens ontvangt de lokale afdeling de aanmelding van Team Vrijwilligers.

Rechtstreeks bij een lokale afdeling
De contactpersoon van de afdeling is verantwoordelijk voor de afhandeling van de  aanmelding.

Neem contact op!
Het is van belang om zo snel mogelijk te reageren. Bij het kopje fase 1 Aanmelding leggen we uit hoe je dit aanpakt.

Meer over wervingscampagnes

Denk aan een advertentie op je afdelingswebsite of in de lokale krant. Of tijdens een Fietscafé, op de braderie of ander evenement. Hieronder vindt je voorbeelden van een Fietscafé uitnodiging, een algemene wervingsbrief voor leden in de afdeling, een persbericht met een uitnodiging voor een opstartbijeenkomst en social media advertentieteksten.

– Voorbeeldbrief werven vrijwilligers
– Voorbeeld Uitnodigingen socials en krantjes
– Voorbeeld uitnodiging Fietscafe

Landelijke campagnes
Bij diverse activiteiten vraagt het landelijk bureau ook of mensen vrijwilliger willen worden, denk bijvoorbeeld aan de Fietsgemeente-enquête of de Routeplanner.
Met de landelijke communicatie bereikt de Fietsersbond heel veel mensen in heel Nederland. Dit is een goed moment voor een afdeling om mensen te vragen of ze zich vrijwillig willen inzetten voor de afdeling.
Bij de meeste campagnes zorgt het landelijk bureau voor toolkits, waarmee je campagne kunt voeren en vrijwilligers kunt werven. Bekijk bijvoorbeeld de pagina over de Paaltjesactie in 2022, waarbij uitgelegd staat wat jij kunt doen en hoe je stickers kunt bestellen.

Tip! Als je een wervingscampagne doet, zorg er dan ook voor dat er een vrijwilliger is binnen de afdeling die de nieuwe mensen kan opvangen. Vergeet niet hier tijd voor in te plannen.

Lees meer over aanmelding

Bel iemand op zodat je meteen persoonlijk contact hebt of stuur een mailtje.

Bekijk hier een voorbeeldmail.

Lees meer over kennismaking

Kennismakingsgesprek
In dit gesprek maak je niet alleen kennis met elkaar, je probeert er ook achter te komen wat de vrijwilliger leuk vindt en wat hij of zij zou willen doen. Geef ook aan welke taken er te doen zijn in jouw afdeling.

Gebruik hiervoor het intake formulier als leidraad. Je kunt het samen met de vrijwilliger invullen. Met het formulier breng je in kaart wat nieuwe vrijwilligers willen doen, je neemt hen serieus. Het voorkomt dat nieuwe mensen afhaken omdat er geen duidelijke afspraken zijn gemaakt.

Het intakeformulier kun je hier downloaden en printen: download intakeformulier

Organiseer een bijeenkomst
Organiseer een bijeenkomst om in een keer de nieuwe vrijwilligers te verwelkomen. Stel jezelf voor en ga in gesprek met nieuwe mensen. Het gebeurt regelmatig dat nieuwe vrijwilligers stoppen omdat ze ‘er niet tussen komen’.

Maar, vergeet ook niet: niet iedereen heeft zin om te vergaderen. Probeer eens iets anders te organiseren om elkaar te leren kennen. Denk aan een twee-aan-twee gesprek: nieuwe vrijwilligers met bestaande vrijwilligers. Of maak samen een fietstocht door de gemeente.

Download deze checklist nog eens voor extra tips over kennismaking en matching (volgende stap).

Lees meer over matching

Je beslist samen – de vrijwilliger, jijzelf en eventueel collega’s – of de vrijwilliger aan de slag gaat.

Zo ja, dan is de volgende stap dat je met de vrijwilliger afspraken maakt over de taken en het inwerken.
Het kan ook zijn dat na de kennismaking iemand alsnog besluit om niet verder te willen gaan. En dat is ook oké. Zorg ervoor dat je ‘goed’ uit elkaar gaat: bedank de vrijwilliger voor zijn of haar tijd en interesse.

Lees meer over registratie

Leg de contactgegevens van nieuwe vrijwillers vast en vermeld op je website of in de nieuwsbrief dat je nieuwe vrijwilligers hebt aangenomen.
Geef die ook door aan Team Vrijwilligers.

Zij zetten de contactgegevens in het relatiebeheersysteem.

Dit is zelfs noodzakelijk als het gaat om de functie van voorzitter, secretaris en penningmeester.

Het vastleggen van de gegevens is o.a. nodig voor de verzekering.