Hoe werf je nieuwe vrijwilligers?
Het wervingsproces kent een aantal stappen en die hebben we voor je beschreven in ‘Hoe werf je nieuwe vrijwilligers’.
Het wervingsproces kent een aantal stappen en die hebben we voor je beschreven in ‘Hoe werf je nieuwe vrijwilligers’. Het helpt je bij de zoektocht naar nieuwe vrijwilligers en hoe je hen vervolgens als vrijwilliger voor je afdeling kan registreren.
Download de instructie werving vrijwilligers
Op deze webpagina staan dezelfde stappen wat korter uitgeschreven. Klik op het plusje om de tekst te kunnen lezen. Daarna kun je klikken op het minnetje om de tekst weer in te klappen en naar de volgende stap te gaan.
Stappen
Het wervingsproces is opgedeeld in verschillende stappen: spontane aanmelding of wervingscampagne, aanmelding, kennismaking, matching en registratie. Zie ook de afbeelding hieronder.
Spontane aanmelding
Iemand meldt zich bij jouw afdeling en geeft aan vrijwilligerswerk te willen doen.
-
Meer over spontaan aanmelden
Spontane aanmelding betekent dat iemand interesse heeft in het doen van vrijwilligerswerk bij de Fietsersbond. En dus niet reageert op een oproep gedaan in een wervingscampagne (zie ook de volgende fase).
Aanmeldingen kunnen dus spontaan binnenkomen. Misschien is zo iemand al lid, maar dat hoeft natuurlijk niet.
Mensen die zich spontaan aanmelden, komen meestal op twee manieren binnen:
- via het landelijk bureau, bijvoorbeeld via de website fietsersbond.nl, een project als de Fietsgemeente of de Fietsrouteplanner;
- of rechtstreeks bij een lokale afdeling van Fietsersbond.
Via het landelijk bureau
Wanneer de aanmelding via het landelijk bureau binnenkomt, ontvangt de vrijwilliger een mailbevestiging van de aanmelding met daarin een uitleg wat hij of zij kan verwachten. Hiermee wordt bevestigd dat de aanmelding is binnengekomen. In deze mail staat uitgelegd hoe het verdere proces verloopt. Dit geeft duidelijkheid en het verlaagt het risico dat iemand afhaakt.
Vervolgens ontvangt de lokale afdeling de aanmelding van Team Vrijwilligers.Rechtstreeks bij een lokale afdeling
De contactpersoon van de afdeling is verantwoordelijk voor de afhandeling van de aanmelding.Neem contact op!
Het is van belang om zo snel mogelijk te reageren. Bij het kopje fase 1 Aanmelding leggen we uit hoe je dit aanpakt.
Wervingscampagne
Je zoekt nieuwe vrijwilligers en je hebt gericht mensen geworven. Met campagne bedoelen we iedere activiteit die jij hebt ingezet om vrijwilligers te werven.
-
Meer over wervingscampagnes
Denk aan een advertentie op je afdelingswebsite of in de lokale krant. Of tijdens een Fietscafé, op de braderie of ander evenement. Hieronder vindt je voorbeelden van een Fietscafé uitnodiging, een algemene wervingsbrief voor leden in de afdeling, een persbericht met een uitnodiging voor een opstartbijeenkomst en social media advertentieteksten.
– Voorbeeldbrief werven vrijwilligers
– Voorbeeld Uitnodigingen socials en krantjes
– Voorbeeld uitnodiging FietscafeLandelijke campagnes
Bij diverse activiteiten vraagt het landelijk bureau ook of mensen vrijwilliger willen worden, denk bijvoorbeeld aan de Fietsgemeente-enquête of de Routeplanner.
Met de landelijke communicatie bereikt de Fietsersbond heel veel mensen in heel Nederland. Dit is een goed moment voor een afdeling om mensen te vragen of ze zich vrijwillig willen inzetten voor de afdeling.
Bij de meeste campagnes zorgt het landelijk bureau voor toolkits, waarmee je campagne kunt voeren en vrijwilligers kunt werven. Bekijk bijvoorbeeld de pagina over de Paaltjesactie in 2022, waarbij uitgelegd staat wat jij kunt doen en hoe je stickers kunt bestellen.Tip! Als je een wervingscampagne doet, zorg er dan ook voor dat er een vrijwilliger is binnen de afdeling die de nieuwe mensen kan opvangen. Vergeet niet hier tijd voor in te plannen.
1. Aanmelding
Iemand heeft zich bij jouw afdeling gemeld, gegevens achtergelaten en geeft aan vrijwilligerswerk te willen doen. Nu gaat het erom persoonlijk contact te leggen.
-
Lees meer over aanmelding
Bel iemand op zodat je meteen persoonlijk contact hebt of stuur een mailtje.
2. Kennismaking
Je maakt een afspraak met de vrijwilliger voor een kennismakingsgesprek of organiseer een bijeenkomst voor nieuwe vrijwilligers.
-
Lees meer over kennismaking
Kennismakingsgesprek
In dit gesprek maak je niet alleen kennis met elkaar, je probeert er ook achter te komen wat de vrijwilliger leuk vindt en wat hij of zij zou willen doen. Geef ook aan welke taken er te doen zijn in jouw afdeling.Gebruik hiervoor het intake formulier als leidraad. Je kunt het samen met de vrijwilliger invullen. Met het formulier breng je in kaart wat nieuwe vrijwilligers willen doen, je neemt hen serieus. Het voorkomt dat nieuwe mensen afhaken omdat er geen duidelijke afspraken zijn gemaakt.
Het intakeformulier kun je hier downloaden en printen: download intakeformulier
Organiseer een bijeenkomst
Organiseer een bijeenkomst om in een keer de nieuwe vrijwilligers te verwelkomen. Stel jezelf voor en ga in gesprek met nieuwe mensen. Het gebeurt regelmatig dat nieuwe vrijwilligers stoppen omdat ze ‘er niet tussen komen’.Maar, vergeet ook niet: niet iedereen heeft zin om te vergaderen. Probeer eens iets anders te organiseren om elkaar te leren kennen. Denk aan een twee-aan-twee gesprek: nieuwe vrijwilligers met bestaande vrijwilligers. Of maak samen een fietstocht door de gemeente.
Download deze checklist nog eens voor extra tips over kennismaking en matching (volgende stap).
3. Matching
Past de vrijwilliger bij de afdeling?
-
Lees meer over matching
Je beslist samen – de vrijwilliger, jijzelf en eventueel collega’s – of de vrijwilliger aan de slag gaat.
Zo ja, dan is de volgende stap dat je met de vrijwilliger afspraken maakt over de taken en het inwerken.
Het kan ook zijn dat na de kennismaking iemand alsnog besluit om niet verder te willen gaan. En dat is ook oké. Zorg ervoor dat je ‘goed’ uit elkaar gaat: bedank de vrijwilliger voor zijn of haar tijd en interesse.
4. Registratie
Leg de contactgegevens van nieuwe vrijwilligers vast.
-
Lees meer over registratie
Leg de contactgegevens van nieuwe vrijwillers vast en vermeld op je website of in de nieuwsbrief dat je nieuwe vrijwilligers hebt aangenomen.
Geef die ook door aan Team Vrijwilligers.Zij zetten de contactgegevens in het relatiebeheersysteem.
Dit is zelfs noodzakelijk als het gaat om de functie van voorzitter, secretaris en penningmeester.
Het vastleggen van de gegevens is o.a. nodig voor de verzekering.
Het inwerkproces
Na de laatste stap, registratie, is het belangrijk om de vrijwilliger wegwijs te maken in de afdeling. ga hier verder naar de volgende stap van het wervingsproces: het inwerkproces.
Wil je hier verder over praten?
Heb je hulp nodig of wil je hier verder over praten? Neem dan contact op met Daan of Pauline (als het om de Routeplanner gaat):
Een lijst met medewerkers
-
Daan van der Burgh
Projectmedewerker -
Pauline Weder
Projectmedewerker Fietsersbond Routeplanner