Hoe werken afdelingen en onderafdelingen?

Vereniging Fietsersbond   
De Fietsersbond is een vereniging met bijna 35.000 leden, 150 lokale afdelingen, 1500 actieve leden en vrijwilligers, een ledenraad, bestuur en een Landelijk Bureau in Utrecht.

De ledenraad is het hoogste orgaan van de vereniging en beslist over de koers van de vereniging. Elke lokale afdeling vaardigt een aantal vertegenwoordigers af naar de ledenraad, die twee keer per jaar bijeenkomt. De ledenraad stelt jaarlijks de begroting en het werkplan van de Fietsersbond vast.

Op het Landelijk Bureau van de Fietsersbond werken momenteel ca. 25 medewerkers, deels parttime. Dit zijn beleidsmedewerkers, mensen die de lokale afdelingen ondersteunen, redacteurs van de Vogelvrije Fietser en de website, de ledenadministratie, de marketeers

Het belangrijkste werk van de Fietsersbond wordt gedaan op lokaal niveau, omdat daar de meeste beslissingen over fietsvoorzieningen vallen. Honderdvijftig lokale afdelingen, gerund door vrijwilligers, beïnvloeden het verkeersbeleid door inspraak, actie, publiciteit en overleg. Andere vrijwilligers en ook enkele betaalde krachten houden zich bezig met het fietsbeleid op provinciaal niveau. Veel afdelingen geven een eigen blad uit met plaatselijk fietsersnieuws en/of hebben een eigen afdelingswebsite.

Hoe werken afdelingen en onderafdelingen?
Hoewel afdelingen onderling verschillend zijn, hebben ze natuurlijk ook grote overeenkomsten. Een afdeling handelt op gemeentelijk niveau en spreekt de gemeente aan volgens de doelstelling van de vereniging: de kwaliteit van het fietsen verbeteren en meer ruimte voor de fiets, zowel letterlijk (op straat) als figuurlijk (aandacht en waardering).
In de praktijk zijn afdelingen dus vooral bezig met het behartigen van de belangen van de dagelijkse fietser. Die belangen zijn: samenhangende, snelle, comfortabele, directe en veilige fietsroutes. Maar ook goede kwaliteit van de fietsvoorzieningen, goede aansluitingen op het openbaar vervoer, kwalitatief goede en veilige fietsenstallingen kunnen aandacht nodig hebben.

Behalve de mogelijke activiteiten komen hierna ook zaken rond de interne organisatie van de afdeling aan de orde en het verschil tussen afdelingen en onderafdelingen.

Activiteiten
Realiseer je bij elk optreden naar buiten, dat je namens de bond spreekt. Hoewel je dit in vrijheid kunt doen, ben je wel gebonden aan de doelstelling en standpunten van de Fietsersbond. Meer over die standpunten zie http://vrijwilligers.fietsersbond.nl/activiteiten/infrastructuur-en-veiligheid

Zorg ook voor terugkoppeling en afstemming met je meest nabije achterban, de andere afdelingsleden.
Om je doel te bereiken kun je allerlei middelen inzetten en de ervaring leert dat een gecombineerde aanpak van lobby en protestactie de meeste vruchten afwerpt.

Lobby
Om daadwerkelijk verbeteringen tot stand te brengen of verslechteringen te voorkomen kun je op basis van inhoudelijke kennis in discussie gaan met (gemeente)ambtenaren of andere instanties. De benodigde informatie kun je krijgen bij het landelijk bureau.

Advies en hulp door landelijk bureau
(Onder)afdelingen worden inhoudelijk bijgestaan door de medewerkers van Team Vrijwilligers.  Zij zijn het directe aanspreekpunt en kunnen afdelingen met veel zaken helpen. Hun kennis en ervaring loopt van algemene bestuurlijke en praktische informatie tot beleidsmatige advisering bij specifieke verkeerskundige problemen.

Protestactie
Wil je je lobby extra kracht bij zetten of je wensen of ongenoegen uiten, dan kun je bijvoorbeeld ook de straat op gaan.

Afdelingsblad
Regelmatig een blad uitbrengen is bijvoorbeeld een goed middel om je achterban op de hoogte te houden en plaatselijke leden te binden. Daarnaast helpt het inschakelen van de media ook om de meningen en standpunten van de afdeling goed voor het voetlicht te brengen.

Afdelingswebsite

Hiermee kun je uitstekend naar buiten treden en bereik je meer geïnteresseerden dan alleen je eigen leden. Verwijs dan op al je drukwerk en bij interviews naar op je afdelingswebsite voor meer informatie. Team Vrijwilligers kan helpen bij het opzetten van je afdelingswebsite.

Contacten en public relations
Zonder contacten krijg je weinig gedaan. Bij het begin zal een afdeling waarschijnlijk niet direct een netwerk hebben, maar het is wel handig dit gaandeweg op te bouwen. Bezoek bijvoorbeeld om goodwill te kweken bij ambtenaren relevante borrels en recepties en ga in op nuttige uitnodigingen. Op deze informele manier versterk je je contacten.

Service-actie
Door middel van een service-actie kan de afdeling gratis hulp, ondersteuning en/of voorlichting geven bij alledaagse, praktische fietsersproblemen. Zo kun je laten zien dat de Fietsersbond ook op dit vlak fietsers helpt. Bovendien zet je de afdeling flink in de kijker. Je kunt de problemen ook wat structureler aanpakken, bijvoorbeeld door een cursus.

Organisatie van de afdeling
Wanneer je als afdeling naar buiten treedt, is het prettig als je intern je zaakjes op orde hebt. Het is handig om een bestuur te hebben dat behalve uit een penningmeester bestaat uit een voorzitter en secretaris. Ook is het nuttig om iemand te hebben die verantwoordelijk is voor het werven van nieuwe actieve leden. Om deze nieuwe actieven te behouden is het verder noodzakelijk om ze de eerste tijd intensief te begeleiden.
Er hoeft in naam geen bestuur te zijn als deze drie functies maar zijn vervuld. Zij vormen het hart van de afdeling en zorgen voor de noodzakelijke zaken zoals jaarvergadering, afhandeling post, financieel beheer en jaaroverzicht.

Middelen
Een actieve afdeling wordt met een afdracht financieel ondersteund door het landelijk bureau. Hiervoor moet je wel aantoonbaar actief zijn. Voor een actieve onderafdeling kan, op bepaalde voorwaarden, bovendien een beperkte financiële bijdrage worden aangevraagd. Een onderafdeling is: een groep mensen binnen de afdeling die zich richt op een bepaald gebied, veelal een landelijke gemeente.
Behalve met geld helpt het landelijk bureau de (onder) afdelingen ook met andere middelen, zoals actiemateriaal, verzendetiketten, postpapier en enveloppen met logo.

Afdelingen en onderafdelingen kunnen een zogenaamde alias bij de Fietsersbond krijgen toegewezen. Dat is een e-mail adres met een duidelijke naam (plaatsnaam@fietsersbond.nl) die eigenlijk staat voor een ander adres. Post aan dit alias-adres wordt doorgestuurd aan een vast e-mail adres, bijvoorbeeld dat van de secretaris van de afdeling. Voordeel van een alias-adres is dat dit niet hoeft te veranderen bij een wisseling van de secretaris en dat de afdeling een goed te onthouden naam heeft. Geef wijziging van het e-mail adres dat achter de alias schuilgaat tijdig door aan Team Vrijwilligers.

Nieuwe actieve leden
Is het gelukt nieuw kader te werven, geef de namen dan door aan het landelijk bureau. De nieuwe actieve leden worden dan ook door Team Vrijwilligers binnen de bond op de hoogte gebracht via een welkomstpakket en een landelijke kennismakingsbijeenkomst.

Afdeling of onderafdeling
Tenslotte hierbij de verschillen tussen een afdeling en onderafdeling op een rij.
Een afdeling:

  • heeft minimaal 15 leden, waaronder een voorzitter, secretaris en penningmeester,      en verder een postadres en afdelingsrekening
  • moet worden erkend door de ledenraad; dit orgaan beslist ook over het      vaststellen en wijzigen van afdelingsgrenzen
  • heeft stemrecht op de ledenraad
  • heeft financiële rechten en plichten
  • is geen eigen rechtspersoon. Dat betekent dat voor het voeren van bezwaar- en      beroepsprocedures en aanvragen van bankrekeningen voor de afdeling, een machtiging bij het landelijk bureau moet worden aangevraagd.

Een onderafdeling:

  • bestrijkt een deelgebied van een afdeling
  • hoeft geen (volledig) bestuur te hebben
  • heeft geen eigen financiële middelen
  • heeft geen eigen stemrecht op de Ledenraad

Onderafdelingen kunnen door een afdeling ingesteld (of opgeheven) worden, natuurlijk in overleg met de gegadigden voor zo’n onderafdeling zelf. Als de actieve kern van een onderafdeling groeit en deze tenminste een volledig bestuur kan leveren, kan bij het landelijk bureau een verzoek tot verzelfstandiging worden ingediend.

Op deze site wordt ‘afdeling’ ook voor onderafdeling gebruikt, alleen bij duidelijke onderlinge verschillen worden ze apart benoemd. Naar hun gemeenten of andere wegbeheerders toe gelden alle onderafdelingen gewoon als afdelingen!